* Chỉnh lý tài liệu là quá trình sàng lọc, tổ chức và sắp xếp tài liệu một cách có hệ thống dựa trên giá trị sử dụng, yêu cầu lưu trữ. Quá trình này được thực hiện để đảm bảo rằng tài liệu quan trọng được bảo quản và dễ dàng truy xuất, trong khi các tài liệu không còn giá trị sẽ được loại bỏ một cách khoa học.

Chỉnh lý hồ sơ lưu trữ đóng vai trò loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm tải lượng tài liệu tồn đọng, qua đó tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ. Đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp tài liệu theo hệ thống, đảm bảo khả năng truy cập nhanh chóng.

Truyền thông Năm Sao với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, được đào tạo từ các cơ sở giáo dục đại học có truyền thống trong lĩnh vực Văn thư lưu trữ, luôn cập nhập những quy định mới nhất về chỉnh lý và lưu trữ tài liệu sẽ hỗ trợ Quý khách hàng chỉnh lý kho tài liệu cũ và sắp xếp, lưu trữ các kho dữ liệu mới một cách khoa học và phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

* Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu trong doanh nghiệp

Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp và tổ chức tài liệu mà còn phải tuân thủ các nguyên tắc quan trọng để đảm bảo tính hệ thống. Dưới đây là hai nguyên tắc cốt lõi cần được thực hiện nghiêm túc trong mọi doanh nghiệp:

1. Không phân tán tài liệu trong phông lưu trữ

Hiểu đơn giản, phông lưu trữ là tổng hợp toàn bộ tài liệu có liên quan đến một chủ đề, đơn vị, hoặc dự án cụ thể. Việc chỉnh lý phải đảm bảo không làm phân tán các tài liệu thuộc cùng một phông lưu trữ, bởi điều này sẽ gây ra những bất cập như:

• Giảm khả năng tra cứu nhanh chóng: Tài liệu phân tán khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn, gây mất thời gian và nguồn lực.

• Mất tính liên kết của dữ liệu: Tài liệu liên quan đến một dự án hoặc hoạt động bị tách rời sẽ làm giảm giá trị của tài liệu khi sử dụng.

Do đó, một nguyên tắc quan trọng là phải lưu trữ tài liệu tập trung, tránh tách rời các nhóm dữ liệu có liên quan.

Đảm bảo không phân tán tài liệu trong phông lưu trữ

2. Nguyên tắc xuất sinh

Nguyên tắc xuất sinh nhấn mạnh việc sắp xếp tài liệu theo đúng trật tự phát sinh trong quá trình hoạt động. Các tài liệu cần được tổ chức dựa trên:

• Thứ tự thời gian: Tài liệu phát sinh sớm được lưu trước, tài liệu phát sinh sau được sắp xếp tiếp theo.

• Đúng trình tự nghiệp vụ: Ví dụ, tài liệu liên quan đến các bước trong quy trình sản xuất, kinh doanh cần được bố trí theo thứ tự từ đầu đến cuối.

Việc áp dụng nguyên tắc xuất sinh không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy xuất mà còn giúp đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong công tác lưu trữ.

* Chỉnh lý hồ sơ lưu trữ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp

Việc thực hiện chỉnh lý hồ sơ lưu trữ không chỉ mang lại lợi ích ngắn hạn mà còn tạo ra giá trị lâu dài cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:

• Giảm thiểu thời gian tìm kiếm: Tài liệu được phân loại rõ ràng giúp nhân viên tra cứu nhanh chóng chỉ trong vài phút.

• Tăng năng suất lao động: Nhờ quy trình lưu trữ thông minh, các phòng ban không còn mất thời gian xử lý những vấn đề liên quan đến tài liệu thất lạc.

• Giảm tải khối lượng tài liệu lưu trữ: Loại bỏ những tài liệu không cần thiết, lưu trữ tập trung các tài liệu quan trọng.

• Tiết kiệm chi phí lưu trữ: Không gian được tối ưu, giảm nhu cầu sử dụng kho lưu trữ lớn.

• Giảm thiểu rủi ro thất thoát thông tin: Tài liệu được quản lý chặt chẽ và phân quyền sử dụng rõ ràng.

• Dễ dàng số hóa: Khi tài liệu đã được sắp xếp khoa học, việc số hóa sẽ trở nên đơn giản hơn.

• Tăng tính linh hoạt: Tài liệu số hóa có thể được truy cập mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

• Đồng bộ quy trình quản lý thông tin: Mọi phòng ban áp dụng chung một tiêu chuẩn, tạo sự nhất quán trong hoạt động nội bộ.

Chỉnh lý tạo tiền đề cho kế hoạch số hóa tài liệu hiệu quả hơn